Diarpus Lakukan Monitoring Kearsipan di Diskominfo Kukar

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) menggelar monitoring dan evaluasi (monev) kearsipan pada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemkab Kukar.

Salah satunya kegiatan monev kearsipan yang digelar di Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kukar, Senin (14/03/2022) di Tenggarong.

Tim Diarpus Kukar yang dipimpin Aji Yuli Midriani diterima oleh Sekretaris Diskominfo Kukar Solihin beserta seluruh Kepala Bidang, Pejabat Fungsional, dan staf pengelola arsip Diskominfo Kukar.

Seketaris Diarpus Kukar Aji Yuli Midriani mengatakan, monitoring dan evaluasi kearsipan pada Diskominfo Kukar sudah dilakukan sebanyak 2 kali.

Disampaikannya bahwa monev kearsipan dilakukan untuk mewujudkan tertib arsip di Kabupaten Kutai Kartanegara. Selain itu adalah untuk meningkatkan kesadaran bagi pencipta dan pengguna arsip dalam pengelolaan arsip yang baik.

"Peningkatan kesadaran mengenai arsip sangat penting karena arsip merupakan sumber informasi dan bukti pertanggungjawaban. Oleh karena itu pengelolaan arsip yang baik dan sesuai dengan kaidah perundang-undangan yang berlaku sangat penting," ujar Aji Yuli.

Ditambahkan Aji Yuli, monev dilakukan untuk mengetahui kepatuhan OPD pada peraturan kearsipan, pemenuhan sumber daya kearsipan dan pemenuhan sarana dan prasarana kearsipan, dan terutama untuk penyelamatan arsip-arsip negara.

Ditekankannya bahwa dengan arsip yang terkelola dapat menjadi dasar bagi pengambilan kebijakan ataupun sebagai bahan informasi yang akurat dan otentik. Aji Yuli mengatakan bahwa audit kepada seluruh OPD di Kukar sudah dilaksanakan pada tahun 2019.

Dia pun berharap ada peningkatan tertib kearsipan pada OPD dari tahun sebelumnya. Diingatkan tentang hasil monitoring tahun 2019 namun belum atau tidak dilaksanakan OPD pada tahun 2021, maka akan dilakukan teguran tertulis sebagai bagian dari pembinaan. "Kita bisa melihat bagaimana kegiatan kearsipan berproses di OPD. Peran Diarpus adalah untuk penyelamatan arsip asli. Tugas kita adalah mengelola arsip statis yang tercipta di tempatnya," ujar Aji Yuli.

Menurut Aji Yuli, nilai hasil monitoring untuk tahun 2021 telah di-entry pada aplikasi dan akan dapat dilihat hasilnya pada bulan Agustus 2022. UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, lanjutnya, bertujuan untuk menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan. Karenanya diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan.

"Tidak lama lagi akan keluar Peraturan Daerah tentang Kearsipan yang memuat tentang sanksi administratif dan sanksi pidana. Untuk itu diharapkan seluruh OPD untuk melakukan pembinaan secara mandiri dan memperbaiki hasil monev yang sudah direkomendasikan aspek-aspek yang harus segera ditindaklanjuti," pungkasnya.